A nyilvántartás két részből áll:
1. Közhiteles barlangnyilvántartás: alapadatok (azonosító, közigazgatási, védelmi, felszíni területre vonatkozó, kezelési), ezeket hitelesítő dokumentumok, a barlangok elhelyezkedését jelölő topográfiai és a felszíni kiterjedést ábrázoló térképek.
2. Nem közhiteles nyilvántartás (a Nyilvántartással együtt kezelt, de annak részét nem képező adatok és anyagok): szakmai, tudományos anyagok, állapotfelvételek, fotódokumentáció, részletes térképek, irodalom, ásványminták stb.
A nyilvántartás vezetése kézi és számítógépes rendszerben történik.
Kézi nyilvántartás részei
- Egy barlangra vonatkozó dokumentumok (Barlangkataszteri egységenként) elkülönítve a közhiteles, ill. nem közhiteles anyagokat.
- Barlangkutatási jelentések, pályázati anyagok
- Topográfiai térképek
- Kutatási törzslapok
- Irodalom
- Fotótár
- Ásványminta-tár
Számítógépes nyilvántartás
1. Access alapú Barlangkataszteri adatbázis, amelyben a közhiteles adatok, és a hozzá kapcsolódó információk találhatóak meg.
2. ArcView Térinformatikai program, melyben a barlangjáratok egymáshoz, és a felszínhez viszonyított helyzetét lehet megtekinteni.
3. Bibliográfia (Huntéka)
Országos Barlangnyilvántartás
Magyarország barlangkataszteri felosztása